優秀的(de)年會策劃方案如何寫

 　　十一過後，很快(kuài)又快(kuài)到年底了(le)，許多(duō)單位又要籌備年會了(le)。如果你們單位領導把辦年會的(de)活動策劃任務交給你，你該怎樣策劃把這(zhè)個(gè)活動辦好呢(ne)？

　　任何一場(chǎng)活動，首先都需要一個(gè)詳細的(de)可(kě)執行的(de)活動策劃案。辦年會也(yě)是如此，雖然都是單位内部人(rén)員(yuán)，某些方面可(kě)以随便點，但由于活動關系到團隊關系的(de)融洽，因此作爲活動策劃者一點也(yě)不能馬虎，必須顧及方方面面，周密安排。

　　具體來(lái)講，一個(gè)年會策劃案内容應包括活動目的(de)、場(chǎng)地準備、現場(chǎng)安排、活動準備、人(rén)員(yuán)職責、經費預算(suàn)等，每一個(gè)部分(fēn)都非常重要。

　　1.明(míng)确活動目的(de)，突出特色和(hé)主題

　　爲什(shén)麽要花錢舉辦年會活動？當然是有目的(de)的(de)。而和(hé)這(zhè)個(gè)目的(de)息息相關的(de)就是本次年會的(de)主題。有的(de)單位是多(duō)少周年慶，有的(de)單位是今年業績翻了(le)多(duō)少倍，有的(de)單位可(kě)能是拿到了(le)多(duō)少個(gè)好項目，有的(de)單位可(kě)能是制定了(le)下(xià)一步的(de)大(dà)目标，每個(gè)單位對(duì)于這(zhè)一年的(de)關鍵詞都不一樣，而年會目的(de)就要結合年會的(de)主題進行闡述，對(duì)于不同的(de)年會主題應該給員(yuán)工、給外界傳達什(shén)麽樣的(de)信息，都需要在目的(de)中闡述清楚。除了(le)這(zhè)些個(gè)性特色，年會還(hái)常帶有加深職工交流，營造團結活潑的(de)團隊氛圍，激發職工幹事創業活力的(de)目的(de)。

　　2.明(míng)确年會場(chǎng)地，注重适度與功能

　　選擇年會場(chǎng)地，要全方位考慮實際需要，注重适度與功能。選擇場(chǎng)地需要注重以下(xià)幾方面的(de)事項：

　　一、是會場(chǎng)地理(lǐ)位置。會場(chǎng)的(de)地段是否比較偏，單位大(dà)部分(fēn)員(yuán)工前往這(zhè)裏需要的(de)時(shí)間大(dà)概需要多(duō)久，有無地鐵站，有無公交車站，公交車的(de)收班時(shí)間大(dà)概是多(duō)少，公交車站和(hé)附近的(de)地鐵站有無公共站點提供換成，會場(chǎng)附近打車是否方便，會場(chǎng)是否方便尋找，等等，這(zhè)些因素都需要從實際情況出發綜合考慮到。如果單位能夠安排車輛接送那就更好啦。

　　二、是會場(chǎng)的(de)大(dà)小。活動場(chǎng)地規模宜量力而行。考慮到會場(chǎng)的(de)人(rén)員(yuán)接納量，建議(yì)在參會人(rén)數基礎上上浮20%。因爲一般年會期間會安排一些團隊互動活動，爲了(le)不顯得(de)擁擠，所以會場(chǎng)适當寬松點爲佳。

　　三、是會場(chǎng)的(de)效果。舞台效果是否可(kě)以達到預期效果，燈光(guāng)可(kě)以如何控制、音(yīn)效如何、燈全亮和(hé)燈全滅是什(shén)麽效果。對(duì)于舞台的(de)搭建效果，需要在沒人(rén)的(de)時(shí)候查看一次，另外還(hái)需要在會場(chǎng)充滿人(rén)的(de)情況下(xià)查看一次，可(kě)能是其他(tā)公司或組織在使用(yòng)會場(chǎng)的(de)時(shí)候，看看他(tā)們的(de)會場(chǎng)效果，這(zhè)樣可(kě)以很好的(de)預見自己公司使用(yòng)這(zhè)個(gè)會場(chǎng)時(shí)候的(de)現場(chǎng)效果。

　　四、是會場(chǎng)的(de)配套設施。更衣間與後場(chǎng)間是否可(kě)以一氣呵成，舞台旁邊需要必備一個(gè)換衣間和(hé)後場(chǎng)間，可(kě)以使觀衆在沒有打擾的(de)情況下(xià)享受整場(chǎng)年會。有的(de)會場(chǎng)需要表演人(rén)員(yuán)拿著(zhe)衣服奔向場(chǎng)外的(de)洗手間換衣服，然後在奔到舞台兩旁進行後場(chǎng)，一場(chǎng)年會下(xià)來(lái)，表演人(rén)員(yuán)一直都在來(lái)回穿梭，是一個(gè)很差的(de)體驗。其他(tā)還(hái)有一些小的(de)選擇标準，如何會場(chǎng)的(de)網絡情況、停車場(chǎng)地等等，這(zhè)些項目可(kě)以根據單位的(de)自身情況加入選擇标準中。

　　3.明(míng)确現場(chǎng)流程，嚴把時(shí)間節點

　　年會現場(chǎng)的(de)流程必須嚴謹，每一個(gè)時(shí)間點，對(duì)應一個(gè)活動内容，時(shí)間點要具體到分(fēn)鐘(zhōng)。

　　入場(chǎng)貴在有序。一定要考慮到人(rén)的(de)流動順序，不要讓參會者來(lái)回流動，這(zhè)會讓本來(lái)人(rén)就比較多(duō)的(de)會場(chǎng)因爲人(rén)員(yuán)的(de)反複進出，更加擁堵。比如，合理(lǐ)的(de)流程是參會者先排隊簽到，簽到完成後随即入場(chǎng)就坐(zuò)，然後再組隊進行合影(yǐng)拍(pāi)照(zhào)。不合理(lǐ)的(de)流程是先入場(chǎng)就坐(zuò)，然後再出來(lái)排隊簽到，然後再到場(chǎng)外進行拍(pāi)照(zhào)留念。這(zhè)樣的(de)安排就沒有遵循人(rén)的(de)流動順序，使得(de)現場(chǎng)混亂不堪。

　　暖場(chǎng)貴在溫馨。在正式開始前，需要考慮到就坐(zuò)的(de)員(yuán)工的(de)體驗，可(kě)以是放一些熱(rè)場(chǎng)曲，也(yě)可(kě)以是播放單位相關的(de)一些視頻(pín)，可(kě)以是單位曾經制作過的(de)視頻(pín)，也(yě)可(kě)以是專門爲本次年會制作的(de)視頻(pín)，或者是領導對(duì)大(dà)家的(de)寄語，等等。播放這(zhè)些視頻(pín)的(de)好處是可(kě)以幫助員(yuán)工醞釀情緒，老員(yuán)工可(kě)以從中感受到更多(duō)的(de)存在感，讓所有人(rén)提前都參與進來(lái)。

　　緻辭貴在激情。領導的(de)緻辭環節一定要安排的(de)特别隆重，這(zhè)是一個(gè)老闆展示自己魅力的(de)機會，所以緻辭稿要飽含激情。同樣，這(zhè)也(yě)是一次員(yuán)工了(le)解領導的(de)機會，很多(duō)員(yuán)工平日裏可(kě)能與老闆都隻有擦肩而過的(de)機會，那這(zhè)一次緻辭便是讓所有員(yuán)工來(lái)了(le)解老闆。領導緻辭，可(kě)以與員(yuán)工的(de)互動，讓會場(chǎng)氣氛達到最高(gāo)點。

　　節目重在參與。年會的(de)節目時(shí)間一般3小時(shí)左右爲宜，大(dà)緻有哪些、節目需要有多(duō)少個(gè)，每個(gè)節目時(shí)長(cháng)需控制在多(duō)長(cháng)時(shí)間範圍内、互動環節需要設置多(duō)少個(gè)，确定好以上内容，通(tōng)知各部門自導自演節目，重在參與。然後根據上報的(de)節目，分(fēn)不同性質錯開進行編排，力求現場(chǎng)有起有伏。現場(chǎng)主持人(rén)适當安排一些互動、遊戲環節，參與者有獎等等，以調動員(yuán)工參與積極性。

　　4.明(míng)确籌備進度，堅持責任到人(rén)

　　确定了(le)年會場(chǎng)地、大(dà)緻流程、節目，下(xià)一階段就是基于以上所有内容制定籌備的(de)時(shí)間節點，明(míng)确責任到人(rén)。

　　對(duì)于節目要堅持項目責任制，每一個(gè)項目都有項目負責人(rén)。這(zhè)樣做(zuò)的(de)好處在于，可(kě)以更快(kuài)地進行決策，并推進落實，每一個(gè)細分(fēn)部分(fēn)都有責任人(rén)，在于每一個(gè)環節出了(le)問題，都能責任到人(rén)，快(kuài)速進行解決。可(kě)以制定一個(gè)職責表，在年會活動當天的(de)人(rén)員(yuán)職責表中一定要有一名總調度，當天的(de)所有人(rén)員(yuán)安排都要服從總調度安排和(hé)調度，各塊出了(le)問題第一時(shí)間找自己闆塊的(de)負責人(rén)，最後再找總調度。此外，安排幾名機動人(rén)員(yuán)，應對(duì)随時(shí)出現的(de)緊急情況。

　　5.明(míng)确活動預算(suàn)，堅持适度原則

　　活動預算(suàn)根據單位的(de)情況，量力而行，适度爲宜。通(tōng)過前面所有的(de)策劃，整個(gè)項目的(de)物(wù)資需求以及預算(suàn)需求基本都已經清楚，整理(lǐ)一份物(wù)資表和(hé)預算(suàn)表，就可(kě)以很好的(de)進行項目成本的(de)控制。

　　物(wù)資表要細緻到物(wù)品的(de)名稱、數量、單位、用(yòng)處、存放處、管理(lǐ)和(hé)搬運人(rén)員(yuán)、是否已采購(gòu)、租借時(shí)間、歸還(hái)時(shí)間。這(zhè)樣的(de)一份表格才方便物(wù)資的(de)使用(yòng)與清點，每一件物(wù)資都責任到人(rén)，如數家珍。

　　預算(suàn)表要細緻到項目名稱、數量、單位、費用(yòng)、用(yòng)處、有無發票(piào)、發票(piào)類型、對(duì)應責任人(rén)。在預算(suàn)審批以及報銷的(de)時(shí)候才能輕松應對(duì)領導和(hé)财務的(de)疑問。

　　最後，還(hái)要考慮各種臨時(shí)問題的(de)應急方案。如預定的(de)會場(chǎng)當天無法使用(yòng)、會場(chǎng)網絡情況差、主持人(rén)出現臨時(shí)狀況、老闆因爲特殊原因遲到或者無法到場(chǎng)、話(huà)筒老是出問題……等等。應對(duì)各種情況都應該制定相應的(de)備選方案，未雨(yǔ)綢缪才會使組織者在遇到緊急情況的(de)時(shí)候臨危不亂、從容處置。

　　這(zhè)樣方案寫出來(lái)，可(kě)以再征求領導和(hé)各項目負責人(rén)的(de)意見，進行修改完善，更有利于大(dà)家通(tōng)氣，有利于更好地辦好年會活動。